根據國內、全省檔案信息化建設的要求和我市實(shí)際情況，我們以“市數字檔案館”建設為抓手，帶動(dòng)和促進(jìn)檔案信息化建設的**開(kāi)展。我們研發(fā)了“市數字檔案館管理系統”，在互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)上建成開(kāi)通了市數字檔案館，2009年，我們對該系統進(jìn)行了升級，升級后的“市數字檔案館管理系統”包括紙質(zhì)檔案數字化制作子系統、電子文件歸檔管理子系統、檔案管理子系統和檔案信息web查詢(xún)子系統，是一個(gè)文檔一體化、圖文一體化和多媒體并行操作的全新數字檔案館信息管理系統，基本實(shí)現了區域檔案信息資源的共享，為下一步實(shí)現數字檔案館建設與電子文件歸檔管理的協(xié)調發(fā)展奠定了堅實(shí)的基礎。

一、統籌規劃，創(chuàng )造數字檔案館建設制度標準條件

為統籌數字檔案館建設，我們提請市委辦公廳、市政府辦公廳印發(fā)了《市檔案信息化建設實(shí)施意見(jiàn)》，提出了全市檔案信息化建設的總體要求和主要任務(wù)，明確了檔案信息化建設要以數字檔案館建設為突破口。截至到2009年年底，我們又先后提請市委辦公廳、市政府辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強電子文件歸檔和電子檔案管理的通知》、《關(guān)于向市檔案館送交政府信息的通知》、《關(guān)于做好電子檔案移交進(jìn)館工作的通知》，市檔案局先后部署開(kāi)展了市直部門(mén)未進(jìn)館檔案數字化處理、電子檔案接收進(jìn)館等工作，既使電子文件有家可歸，又保證了數字檔案館有源源不斷的數據來(lái)源。

在數字檔案館建設中，我們嚴格按照《歸檔文件整理規則》、《電子文件歸檔與管理規范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》等標準規范的要求去研發(fā)系統。根據我市實(shí)際，制定了《檔案資料數字化工作規程》、《檔案資料數字化技術(shù)規程》、《檔案目錄采集、全文格式標準》等規范標準，保證了設備環(huán)境兼容、數據統一共享。

二、分步實(shí)施，確保數字檔案館建設扎實(shí)穩步推進(jìn)

由于檔案館保管的檔案數量比較大，對館藏全部檔案進(jìn)行數字化處理是不切實(shí)際的，否則既浪費有限的資金又增加了工作量。首先，我們對館藏市委、市政府全宗及干部任免、土地征用、勞動(dòng)用工等檔案進(jìn)行數字化后，制定了館藏檔案數字化進(jìn)度表，將農村土地證存根等利用率較高的檔案按專(zhuān)題掃描，逐步實(shí)現館藏檔案的數字化管理。我們還對文檔信息服務(wù)中心收集的現行文件進(jìn)行了數字化加工，將各單位不斷產(chǎn)生的增量現行文件及時(shí)上傳到數字檔案館，還收集我市各單位組織編寫(xiě)的反映不同時(shí)期、不同行業(yè)發(fā)展壯大的圖書(shū)資料進(jìn)行數字化處理，既做到各種信息的準確、及時(shí),又保證信息資源的**、系統。2009年，我們又組織完成了所有館藏檔案文件級條目的錄入。今年，將分批次對館藏其他檔案進(jìn)行數字化處理。其次，在市數字檔案館建成并運行一年之后，我們又研發(fā)了“市數字檔案館系統電子文件歸檔管理子系統”，按照市委辦公廳、市政府辦公廳《關(guān)于加強電子文件歸檔和電子檔案管理的通知》要求，部署開(kāi)展了電子文件歸檔和電子檔案管理工作，確保電子文件和電子檔案的齊全、完整、真實(shí)和長(cháng)期可讀。

目前，市數字檔案館建有文書(shū)檔案、照片檔案、聲像檔案、現行文件和圖書(shū)資料數據庫等7個(gè)數據庫，共計市檔案館館藏檔案條目1103311條，全文719337件、420頁(yè)，照片檔案4608幅，聲像檔案15548條、約4.5萬(wàn)分鐘，圖書(shū)資料87種、2萬(wàn)多頁(yè)，現行文件5820件。

三、先進(jìn)實(shí)用，力爭數字檔案館作用得到充分發(fā)揮

在系統功能方面，注重了綜合性。市數字檔案館的管理對象，從內容上，不僅包括文書(shū)檔案、科技檔案、聲像檔案、照片檔案、會(huì )計檔案、實(shí)物檔案等，還能夠把房地產(chǎn)、環(huán)境保護、養老保險、醫療保險等專(zhuān)業(yè)檔案管理起來(lái)；從格式上，不僅可以管理文本文件，還能夠管理圖形、圖象文件和音頻、視頻文件，并且做到了上述三種格式文件的互見(jiàn)。

在數據維護方面，注重了**性。我們嚴格按《檔案資料數字化工作規程》、《檔案資料數字化技術(shù)規程》確定數字化的檔案范圍、詳細記錄數字化加工的流程、認真檢查所獲數據的準確性、完整性以及與實(shí)體檔案的對應性，嚴格上網(wǎng)數據的審批制度，確保保密信息不上網(wǎng)、上網(wǎng)信息不保密；在數據利用上，把上網(wǎng)數據分為六個(gè)級別，將用戶(hù)名與IP捆綁起來(lái)，用戶(hù)根據權限可以瀏覽不同數量的檔案信息；同時(shí)，系統詳細記錄用戶(hù)登陸的用戶(hù)名、時(shí)間、IP、瀏覽檔案情況,保證數字檔案館在網(wǎng)絡(luò )、系統及信息**狀態(tài)下地良好運行。

在數據利用方面，注重了實(shí)用性。我們將數字化的數據進(jìn)行OCR識別，采用國際先進(jìn)的搜索技術(shù)對數據進(jìn)行毫秒級全文檢索，極大的提高了檢索速度；文件存儲為雙層PDF格式，極大地節省了磁盤(pán)存儲空間；用戶(hù)點(diǎn)擊瀏覽雙層PDF格式文件，在不改變原文原貌的情況下，可以對其中存儲的信息進(jìn)行引用，給用戶(hù)，特別是機關(guān)用戶(hù)帶來(lái)了極大的方便。

四、信息共享，基本實(shí)現區域內檔案資源科學(xué)整合

綜合檔案館館藏總量約為50萬(wàn)卷，僅相當于一個(gè)中等省級檔案館的館藏量。因此，我們將市數字檔案定位為一個(gè)區域性數字檔案館，首先將市及區縣檔案館的檔案信息整合起來(lái)，然后逐步將專(zhuān)業(yè)檔案館（室）的檔案信息整合，實(shí)現淄博市區域內各類(lèi)檔案信息的共享。在淄博市數字檔案館管理系統設計時(shí)，我們?yōu)楦鱾€(gè)區縣預留了數據接口，總體設計為全市檔案數據集中式存儲，各區縣分布式維護、管理和使用。目前，除已完成市檔案館文書(shū)檔案、照片檔案、聲像檔案、現行文件和圖書(shū)資料數據庫的建設外，還完成了4個(gè)區縣檔案館的數據庫建設，計有文書(shū)檔案108621件、60萬(wàn)頁(yè)，基本實(shí)現了館藏檔案信息的館際共享。只要登陸市數字檔案館政務(wù)網(wǎng)網(wǎng)站，有權用戶(hù)就可以對市及4個(gè)區縣檔案館館藏檔案進(jìn)行信息查詢(xún),沒(méi)有任何時(shí)間和空間上的限制。

五、文檔一體，逐步實(shí)現數字檔案館建設與電子文件歸檔管理的協(xié)調發(fā)展

數字檔案館的檔案信息來(lái)源有兩個(gè)：一是對館藏檔案的數字化處理；二是電子文件、電子檔案的收集歸檔。我們在數字檔案館建設初期就同步規劃電子文件的歸檔管理，于2006年研發(fā)了“市數字檔案館系統電子文件歸檔管理子系統”，實(shí)現了既與電子公文傳輸系統連接，又與數字檔案館集成。由于淄博市的電子公文傳輸系統于2007年進(jìn)行了升級，2008年，市政府又啟動(dòng)了“淄博市政府協(xié)同辦公系統”的研發(fā)工程，目前，該系統還在印發(fā)之中，我們一直與淄博市信息產(chǎn)業(yè)局、淄博市信息中心保持密切的協(xié)作，下一步將把“市數字檔案館系統電子文件歸檔管理子系統”嵌入“市政府協(xié)同辦公系統”，利用電子政務(wù)專(zhuān)網(wǎng)系統平臺，通過(guò)“市政府協(xié)同辦公系統”實(shí)現電子文件制作和傳輸，通過(guò)“機關(guān)電子文件歸檔管理模塊”實(shí)現電子文件、電子檔案自動(dòng)匯入“市電子文件中心”，通過(guò)“機關(guān)檔案監督指導模塊”對各部門(mén)的電子文件、電子檔案歸檔管理情況進(jìn)行業(yè)務(wù)指導，通過(guò)“電子文件、電子檔案查詢(xún)利用模塊”向各級黨政機關(guān)和人民群眾提供檔案信息服務(wù)。在不久的將來(lái)，隨著(zhù)“市政府協(xié)同辦公系統”的投入使用，我們將逐步實(shí)現數字檔案館建設與電子文件歸檔管理的協(xié)調發(fā)展，從制度上強化電子文件的管理，有效的保證電子文件的真實(shí)性，從技術(shù)上實(shí)現電子文件與紙質(zhì)文件歸檔管理的有效結合，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案在內容特征、形式特征和相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致性，還將實(shí)現政府協(xié)同辦公系統數據的自動(dòng)導入、數據格式的自動(dòng)轉換以及冗余數據自動(dòng)識別處理，逐步實(shí)現從電子文件制作、歸檔管理到查詢(xún)利用的“文檔一體化”、“館室一體化”。